Vyskúšajte Pomodoro

Poznáte Pomodoro?

Nie, nebude je reč o varení, aj keď v budúcnosti môžem pridať nejaký zaujímavý recept (tí, čo ma poznajú vedia, že som vášnivá kuchárka). Pomodoro je zaujímavý nástoj time manažmentu, ktorý vám pomôže zvýšiť koncentráciu, produktivitu a kreativitu.

Za tie roky, čo školím mäkké zručnosti, som si zvykla, že kurzy time manažmentu bývajú nabité pozitívnou a tvorivou energiou. Účastníci majú vždy veľa otázok, argumentov a podnetov do diskusie. Zrejme to bude tým, že každý má kdesi v tom svojom organizovaní času priestor na zlepšenie.

Ako lektorka preferujem nástroje a metódy, ktoré mám sama overené, odskúšané a viem, že fungujú. Raz som bola oslovená, aby som zastúpila iného lektora, ktorého osnova a štruktúra sa líšila od tej mojej. Pre lektora to nie je problém, vieme sa šikovne prispôsobiť. Vo svojich osnovách mal Pomodoro techniku, ktorú som nemala odskúšanú a už na to ani neostal čas.

Ako to celé môže prebiehať

Technika Pomodoro rozpútala na kurze vášnivú diskusiu. Ihneď si našlo svojich zástancov i odporcov a účastníkov kurzu rozdelilo na dva tábory. To ma zaujalo natoľko, že som navrhla, aby sme ju otestovali. Dohodli sme sa, že každý z nás ju na pár dní zavedie do praxe a potom spoločne zhodnotíme výsledky.

Tvorcom techniky Pomodoro je študent vysokej školy Francesco Cirillo, ktorý s ňou prišiel v 80-tych rokoch 20. storočia. Francesco pri štúdiu vychádzal z faktu, že naša myseľ sa dokáže sústrediť len určitú dobu, približne 25 minút. Aby si udržal výkonnosť, robil si pravidelné 5-minútové prestávky. Na tie ho uporozňoval bežný kuchynský časovač v tvare paradajky. Odtiaľ názov Pomodoro.

Po 4 pomodorách (teda po 100 minútach práce a 15 minútach prestávky) prichádza prestávka 15-20 minút. Nazvime to jeden „cyklus“, čo vyzerá asi takto:

1 CYKLUS:

1. Pomodoro: 25 minút práca + 5 minút prestávka
2. Pomodoro: 25 minút práca + 5 minút prestávka
3. Pomodoro: 25 minút práca + 5 minút prestávka
4. Pomodoro: 25 minút práca + 15-20 minút prestávka

Počet cyklov, ktorý sa dá za pracovnú dobu stihnúť, závisí od celkovej dĺžky pracovnej doby i obednej prestávky, od charakteru práce a rôznych okolností – ak máte napríklad hodinovú poradu so šéfom, neodbehnete si uprostred na prestávku. Vychádza to zhruba nasledovne:

• 8-hodinový pracovný čas: 4 cykly
• 6-hodinový pracovný čas: 3 cykly
• 4-hodinový pracovný čas: 2 cykly

Nemusí to byť vhodné pre každého

Možno si teraz poviete, že je nepraktické robiť si pauzu po 25 minútach, práve, keď ste sa rozbehli. Toto môže byť skutočne prekážka, a to najmä v začiatkoch používania tejto metódy. Ako všetko nové, aj toto chce trochu tréningu, o čom sme sa presvedčili aj s účastníkmi spomínaného kurzu.

Po pár dňoch sa výsledky začali dostavovať a prichádzala prevažne pozitívna spätná väzba. Niektorí z nich však mali taký charakter práce, s ktorou túto techniku nedokázali zladiť (napr. v banke na prepážke, kuriér, zdravotná sestra…).

Všetko je v nastavení mysle

Keď si ale zvyknete, že na jednotlivé úlohy máte relatívne krátky čas, dokážete sa skoncentrovať oveľa rýchlejšie. Pracovať budete s vyšším nasadením a entuziazmom. Keď máme na niečo ohraničený čas, využijeme ho oveľa efektívnejšie. Chce to správne nastavenie mysle a koncentráciu.

Niektoré úlohy, ktoré robíme, sa zbytočne ťahajú a nie a nie ich dokončiť. Určite ste to už zažili pri úlohách nudných alebo náročných. Pri tomto type úloh vám to môže Pomodoro uľahčiť. Nestrávite tak dve hodiny nad niečím, čo môžete stihnúť za 25 minút.

Pri úlohách, ktoré si ale skutočne vyžadujú viac času, môžete použiť salámovú metódu: jednoducho si ich rozdelíte na menšie podúlohy, ako keď krájate salámu. Ak týmto čiastkovým úlohám navyše priradíte priority a čas potrebný na ich vykonanie, uvidíte, ako sa začne váš time manažment zlepšovať.

Je dôležité poznamenať, že prestávky majú byť zamerané na odlišnú činnosť, akou bola práca. Ak ste napríklad pracovali na počítači, cez prestávku žiadne pozeranie do monitoru! Nepremárnite oddychový čas na sociálne siete či čítanie najnovších správ, pretože by ste stále zaťažovali rovnakú hemisféru.

Pomodoro pre home office

Pomodoro je využiteľné v kancelárii, ale dá sa krásne zladiť aj v home office. Stihnete totiž urobiť veľa vecí, ktoré by ste museli robiť po pracovnej dobe. Môžete vyložiť umývačku, pozrieť, čo robia deti, popreťahovať si telo, urobiť čaj, kávu, vybrať poštu, nadýchať sa vzduchu a pod.

Jeden taký cyklus pri práci z home office by mohol v praxi vyzerať napríklad aj takto:

Aj keď som si Pomodoro obľúbila a prinieslo mi pozitívne zmeny, musím úprimne povedať, že ani ja som nemohla použiť vždy, keď som chcela. Napríklad keď som mala sedenia s klientom, keď som školila, alebo pri písaní eBooku, keď som sa nechala strhnúť tvorivou energiou a dostala sa do stavu flow.

Stav flow je vzácny, dávate pri ňom zo seba to najlepšie, preto je škoda ho prerušiť. Stratíte pojem o čase, okolitom svete a dostanete sa do prúdu tvorivosti. Bolo by na škodu z neho vystúpiť, pretože trvá okolo 20 minút, kým sa vám podarí znovu ho dosiahnuť (ak vôbec). Flow je zaujímavá téma a zaslúži si, aby som mu v budúcnosti venovala samostatný článok.

Kedy sa dá najlepšie využiť

Na konci nášho malého „experimentu“ sme s účastníkmi kurzu došli k záveru, že Pomodoro je využiteľné najmä v týchto situáciách:

• máte veľa práce a potrebujete zvýšiť efektivitu na „plné obrátky“, robiť rýchlo, bezchybne a navyše si udržať myseľ sviežu čo najdlhší čas
• pracujete z domu a chcete stihnúť aj starostlivosť o domácnosť či deti, a to nielen po pracovnej dobe
• máte tendenciu prokrastinovať, pretože vás čaká náročná alebo nudná práca
• neviete sa skoncentrovať na prácu a máte sklony k rozptyľovaniu pozornosti buď sociálnymi sieťami, čítaním správ alebo telefonátmi so známymi
• čaká vás práca rôznorodého druhu, ktoré musím vykonať (napr. príprava podkladov pre účtovníctvo, tvorba osnovy pre nový kurz, marketing ohľadom nového produktu, odpovedanie na e-maily klientov, vybavovanie klientov a pod.), vtedy si to rozdelíme do „pomodoro fáz“ resp. cyklov, podľa rozsahu
• zažívate rutinu, stratu motivácie a nezáujem o niektoré činnosti a potrebujete svoju prácu spestriť, aby ste znovu nakopli svoju motiváciu – vtedy si treba prestávky naplánovať „motivačne“, aby ste sa mali na čo tešiť
• pri tvorivej a náročnej práci, ktorá si vyžaduje vysoké nasadenie a veľa energie
• keď máme problém s time manažmentom ako takým a nevieme, ktorú z techník či nástrojov použiť, táto je jednoduchá, univerzálna a ak sa dá zladiť s charakterom vašej práce, stojí za to ju vyskúšať
• keď pociťujeme dlhodobé mentálne vyčerpanie alebo nám z akéhokoľvek dôvodu hrozí vyhorenie – pri správnom nastavení „motivačných“ prestávok vám môže Pomodoro priniesť nový vietor do plachiet
• keď máme sklony k multitaskingu (robiť viac vecí naraz), čo je nielen náročné na koncentráciu, ale aj spôsobuje chybovosť a vnútornú napätie – učí nás zamerať sa na jednu úlohu v čase, tzv. singletasking

Svieža myseľ nadovšetko

Vďaka pravidelným prestávkam udrží Pomodororo vašu myseľ sviežu a sústredenú dlhý čas, čo sa prejaví na zvýšenej výkonnosti. Ak sa rozhodnete Pomodoro vyskúšať, možno vám to nepôjde hneď na prvý pokus, no netreba sa vzdať.

Chce to len trochu tréningu, kreativity a trpezlivosti. Tí, čo vydržali s touto technikou pracovať minimálne 3 týžne, boli nadšení jej účinkami na množstvo zvládnutej práce pri zachovaní sviežosti mysle.

Ak vás to láka, neváhajte a vyskúšajte to, možno budete milo prekvapení. Napíšte mi potom na do komentárov alebo na e-mail pod článkom, ako sa vám v tom darilo a aké ste dosiahli s touto technikou výsledky.